Toyota Kata para Principiantes

El método que desarrolla la cultura de emprendedorismo y la mejora continua en las organizaciones

En junio estuve en una capacitación sobre Mejora Continua con Toyota Kata con Jader y Leonardo de Kleer y le conté a mi hermana que la clave de Toyota para tener una ventaja competitiva durante todos estos años es la capacidad de solucionar desafíos usando experimentos. Ella me preguntó: Lo puedo aplicar en Naturalia Café?

Si, claro! En este artículo explicamos los fundamentos sobre Toyota Kata

¿Qué es Toyota Kata?

Es un método práctico y fácil de aplicar, que le permite a una organización aprender a través de experimentos para solucionar desafíos complejos en ambientes de incertidumbre. Con Toyota Kata los funcionarios de las empresas aprenden técnicas para hacer de la mejora continua una práctica del día a día.

Toyota Kata hace posible que el Pensamiento Científico sea una habilidad que cualquier persona puede aprender porque combina un método práctico para aplicar el pensamiento científico con rutinas diarias de práctica deliberada.

¿Qué es una Kata?

Es una secuencia de movimientos repetitivos, una rutina definida.

Kata significa “Forma” en japonés. Su objetivo es realizar una serie de secuencias y movimientos preestablecidos al practicar un estilo de arte marcial, como parte esencial del entrenamiento.

Las Katas crean nuevas conexiones en nuestro cerebro

La capacidad de generar rutinas en una organización es fundamental, porque conocer y aprender es importante pero no es suficiente para obtener resultados. La práctica es la que hace que el cerebro cree nuevas conexiones y se creen rutinas que en el día a día traen los resultados esperados.

Neuroplasticidad es la capacidad de crear estas conexiones:

Origen de Toyota Kata

El método responde a dos preguntas fundamentales que Mike Rother investigó durante 6 años y publicó en un libro en el 2014:

  1. ¿Cuáles son las rutinas gerenciales y la forma de pensar que han hecho a Toyota tan exitosa en la mejora continua y capacidad de adaptación?
  2. ¿Cómo pueden otras compañías desarrollar rutinas y pensamientos similares en sus organizaciones?

El objetivo era descubrir el origen de técnicas y prácticas como Kanban, Kaizen y Lean que hacen de Toyota una referencia mundial y han sido adoptadas en todo tipo de industrias, incluyendo desarrollo de software, servicios y por supuesto, manufactura.

Las Conclusiones Precipitadas nos llevan en la dirección equivocada

Nuestro cerebro llena espacios en blanco para llegar a conclusiones y nos lleva a interpretar la realidad de forma imprecisa, esto se denomina distorsiones cognitivas y en un grado leve todos tenemos un poco. Una de ellas es llegar a conclusiones precipitadas, que hacen que lleguemos a conclusiones basados en poca información.

Pensamos de esta forma porque para sobrevivir, desde hace miles de años, hemos tenido que actuar ante situaciones de riesgo de forma intuitiva y rápida, aunque no tengamos la información completa.

En una organización las conclusiones precipitadas no siempre son positivas y pueden:

  • Guiar las acciones en direcciones equivocadas
  • Impedir la identificación de la causa raíz de los problemas y tener mejores soluciones
  • Inhibir la creatividad y la innovación

El remedio para las conclusiones precipitadas es el Pensamento Científico

El pensamiento científico nos permite llegar a conclusiones basados en observación y evidencias. Nos permite solucionar problemas complejos, que no podemos solucionar con el nivel de conocimiento que tenemos.

Es una rutina de aprendizaje derivado del análisis de la diferencia entre lo que pensamos que pasará (teoría) y lo que realmente pasó (evidencia) después de realizar un experimento.

El pensamiento científico nos invita a:

  • Aprender a observar atentamente
  • A expresar las ideas con precisión
  • A buscar explicaciones (teorías) remontándose a las causas
  • A verificar las teorías mediante evidencias directas (experimentos) o indirectas
  • A poner a prueba las teorías analizando consecuencias y buscando alternativas

El Ciclo Deming (PDCA) es el proceso más conocido para ampliar nuestro conocimiento a través de experimentos.

¿Cómo funciona el método Toyota Kata?

El método tiene dos katas (rutinas) que le permiten a una organización crear el hábito de mejora continua:

Estas rutinas son un punto de partida e invitamos a quienes estén comenzando a seguirlas disciplinadamente, aunque en la medida que se va practicando se pueden ajustar y adaptar a las particularidades de cada organización.

La Kata de Mejora

Es una rutina compuesta de 4 pasos simples que nos llevan a solucionar un desafío relevante y complejo.

1. Define un Desafío que consideres difícil o no sepas cómo solucionarlo. La expectativa de tiempo solución normalmente es más de 6 meses.

2. Estudia y entiende la Situación Actual relacionada al Desafío.

3. Define un objetivo que sea de corto plazo y esté en la dirección de tu desafío principal. Este será la próxima Condición Objetivo.

4. Identifica los Obstáculos que existen para llegar a la Condición Objetivo (definida en el paso 3) y realiza Experimentos que los remuevan y te lleven hacia el Desafío (definido en el paso 1). Cuando cumplas este Objetivo define uno nuevo que te acerque más al Desafío, entiende la nueva situación y realiza los Experimentos para superar los nuevos Obstáculos.

El Umbral del Conocimiento

No tenemos conocimiento de lo que nos falta para llegar a nuestra próxima Condición Objetivo y esta es la mayor limitación para solucionar el Desafío. Por esto cuando diseñamos los experimentos queremos que ellos nos lleven a ampliar nuestro conocimiento y debemos tener claridad que las ideas preconcebidas y las conclusiones precipitadas no nos permiten ampliar el umbral de conocimiento y llegar a la solución.

La Kata de Coaching

La rutina del Coach le permite a la organización hacer sostenible el proceso de aprendizaje de la Kata de Mejora. Se sugiere que los gerentes de la organización sean los coaches para maximizar la capacidad de cambio en la organización.

El Coach debe:

  • Entender el proceso que el aprendiz realiza y compararlo con el proceso esperado
  • Realizar las preguntas que están definidas en la Kata para guiar e instruir al aprendiz

Preguntas que guían el proceso del aprendiz:

Referencias: